Однією з найпоширеніших реєстраційних дій в Єдиному державному реєстрі юридичних осіб, фізичних осіб-підприємців та громадських формувань (далі – ЄДР) є державна реєстрація змін до відомостей про юридичну особу, зокрема керівника юридичної особи.
На сьогодні досить актуальним стає питання правильності відображення в ЄДР інформації щодо тимчасово виконуючого обов’язки керівника.
Давайте розберемося, що містить у собі поняття «тимчасово виконуючий обов’язки».
Законодавство України не містить чіткого регулювання такого явища як «тимчасово виконуючий обов’язки». А різниця між термінами «тимчасово виконуючий обов’язки» та «виконуючий обов’язки» жодним чином не впливає на суть поняття, тобто вони є синонімами.
Для початку визначимо, що заміщення посад відбувається шляхом призначення на місце тимчасово відсутнього працівника. Це можливо за умови виробничої необхідності та на посаду, пов’язану з виконанням розпорядчої функції.
І в даній ситуації може бути декілька варіантів, що суттєво впливають на відображення відомостей про керівні посади в ЄДР.
Призначення виконуючого обов’язки на посаду, що є вакантною.
В даному випадку державному реєстратору подається примірник оригіналу (нотаріально засвідчена копія) рішення вищого органу юридичної особи або органу, уповноваженого приймати рішення щодо призначення/зміни керівника, документ про сплату адміністративного збору та заява про державну реєстрацію змін до відомостей про юридичну особу, що містяться в Єдиному державному реєстрі (стаття 17 частина 4 Закону України №755-IV від 15 травня 2003 року). Документи можуть бути подані особисто заявником або надіслані поштовим відправленням з описом вкладення. Зараз також документи можуть надсилатися на електрону пошту з накладанням ЕЦП.
У разі призначення в.о. керівника юридичної особи (підприємства, установи, організації незалежно від форми власності) в ЄДР відомості відображаються в закладці «керівник» із обов’язковим зазначенням обмежень «виконуючий обов’язки згідно протоколу №… від …»
Призначення виконуючого обов’язки на період тимчасово відсутнього керівника.
Зазначимо, що керівник юридичної особи є посадовою особою, яка перебуває з підприємством, організацією, установою у трудових відносинах, що регулюються нормами трудового законодавства України. У період своєї відсутності через відпустку він не може виконувати свої посадові обов’язки, оскільки відпустка є формою відпочинку, що гарантується усім працівникам (стаття 45 конституції України та стаття 79 Кодексу законів про працю України). Це узгоджується листом Міністерства соціальної політики України «Щодо тимчасового виконання обов’язків відсутнього працівника» від 17.10.2016 р. № 376/06/186-16.
Складається ситуація, коли de jure крівник, перебуваючи у відпустці, не перестає бути керівником, але на час відпустки de facto не може здійснювати свої повноваження, у протилежному випадку постає питання їх чинності.
Як бути у даній ситуації?
Під час державної реєстрації юридичної особи незалежно від форми власності до ЄДР вносяться відомості не тільки про керівника, але і про особу (заступник, головний бухгалтер тощо), яка має право представляти юридичну особу на час відсутності керівника, а отже за його відсутності окремо відомості про призначення виконуючим обов’язки до реєстру не треба вносити.
Їх доцільно внести до закладки «Зміна особи, яка може вчиняти дії від імені юридичної особи, або відомостей про таку особу» із зазначенням обмежень, накшалт, «під час відпустки директора має право підпису при укладанні договорів оренди землі, право підпису фінансових документів, договорів відчуження нерухомого/рухомого майна на суму, що не перевищує … грн. тощо).
Є ще один варіант. Юридична особа в особі керівника може видати іншій особі довіреність на право представляти її інтереси перед третіми особами.
Особа, уповноважена за довіреністю на вчинення певних дій, в нашому випадку представляти інтереси юридичної особи, зокрема подавати для здійснення державної реєстрації змін до відомостей в ЄДР документи, підписувати заяви та інші документи розпорядчого характеру, надавати пояснення і отримувати виписку з реєстру, до вищезазначеного пакету документів подає примірник оригіналу (нотаріально засвідчену копію) довіреності. Довіреність юридичної особи чинна для державного реєстратора за умов уповноваження представника на дії, що не суперечать статутові (положенню) або загальному положенню про організацію даного виду. Звертаємо увагу, що довіреність повинна бути нотаріально засвідчена і це є обов’язковим для юридичних осіб всіх форм власності.
Відповідно до пункту 6 частини першої статті 15 Закону про реєстрацію рішення уповноваженого органу управління юридичної особи повинно бути оформлено з дотриманням вимог, встановлених законом, та відповідати законодавству.
Також слід зауважити що дата звільнення та призначення керівника повинна бути обов’язково зазначена в рішення вищого органу юридичної особи. Обов’язково необхідно пам’ятати, що відповідно до норм трудового законодавства на одній посаді в один день не може знаходитись одночасно дві особи, тобто призначення йде наступним днем за звільненням.
Також радимо ознайомитись із листом Міністерства юстиції України від 27 березня 2020 року № 3167/8.4.4/32-20 «Щодо подання керівником юридичної особи документів для проведення реєстраційних дій щодо такої особи». (https://minjust.gov.ua/…/2020/03/30/20200330123727-96.pdf)
Стаття носить інформаційний характер.
